Um dos grandes desafios para se tomar a decisão de adquirir um sistema é conseguir mensurar, antes do investimento, qual será o retorno. Em alguns tipos de sistemas o retorno poderá ser mais fácil de mensurar, como quando você adquire uma ferramenta de e-commerce, onde o investimento pode ser comparado ao de abrir um novo canal de vendas em sua empresa.

Porém, em outras situações, como na adoção de um sistema financeiro ou de gestão de cobranças, o retorno se torna um pouco mais difícil de mensurar. Como é possível, então, analisar o investimento em determinada solução em relação ao custo de não investir?

Como aqui na Idealizza nós trabalhamos com o desenvolvimento de sistemas sob demanda, onde o cliente pode desenvolver o sistema da forma que preferir, nós gostamos de comparar o retorno utilizando cenários:

a)    Quantas pessoas precisarão ser alocadas para que o trabalho seja feito com a mesma eficiência?

Analisar o tamanho da equipe necessária para executar uma tarefa a qual um sistema se propõe a fazer é um caminho para realizar essa análise: se o meu custo com pessoas será de R$ 3.000,00 por mês, o que significa R$ 36.000,00/ano, e o meu sistema custa R$ 20.000,00, terei uma economia de mais de 44% no primeiro ano. O meu investimento, nesse caso, começará a dar retorno a partir do sétimo mês de operação.

b)    Quantas pessoas serão liberadas dessa atividade e poderão ser realocadas em outras atividades após a implantação da solução?

Nesse outro cenário, onde já existe uma equipe executando a função, um caminho é analisar onde a equipe será alocada após a implantação do sistema: em geral, de acordo com a nossa experiência, a equipe nunca é desligada. Todos continuam desempenhando a função com mais eficiência e passam a ter tempo para executar outras atividades que antes não eram feitas devido à sobrecarga.

Assim, é possível imaginar que, se fossem necessárias mais duas pessoas para executar essas atividades, com um custo mensal total de R$ 2.000,00, o que significa R$ 24.000,00/ano, e o sistema custa R$ 20.000,00, a economia é de 17% no primeiro ano, com o investimento começando a dar retorno a partir do 11º mês.

Esses indicadores, claro, não são os únicos valores adquiridos ao se implantar uma solução: os sistemas podem automatizar a execução das tarefas e executá-las num volume maior do que a equipe e com um menor número de erros, ao mesmo tempo que a equipe com uma carga menor de atividades poderá focar em ações que trarão mais valor agregado para o setor, além da representação da economia financeira.

Nós temos cases em clientes bastante interessantes, onde após a implantação o cliente pode aumentar a o tamanho da operação sem o número de erros que acontecia antes, com um volume bem menor de trabalho, e as pessoas da equipe dizem que “não conseguem trabalhar sem o sistema”.

Se você quiser conhecer mais sobre os nossos cases, acesse a nossa página http://www.idealizza.com.br/cases


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